Desde que foi lançado em meados de 2005, o Google Docs conquistou diversos adeptos graças à sua interface amigável e intuitiva, possibilitando que sejam criados documentos sem a necessidade de configurações ou ajustes complicados na página. Hoje em dia, quase duas décadas depois, ele acumula funcionalidades que quase não são exploradas.
Continue a leitura para descobrir algumas dessas características pouco conhecidas envolvendo o Google Docs e atue como um especialista dentro do editor de textos exclusivo da empresa!
Estruturação e organização de documentos
1. Criar um sumário
Para realizar esta etapa, inicialmente você precisará usar os estilos de cabeçalho em seu documento no Google Docs. Depois de aplicar os estilos de cabeçalho, vá até o local onde tem interesse de inserir o sumário, clique em inserir > sumário. Automaticamente, isso gera um índice baseado nos cabeçalhos, simplificando a navegação do documento.
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2. Criar blocos de construção
Os blocos de construção tratam-se de elementos básicos pré-formatados que podem ser reutilizados em seu documento. É possível acessar e reutilizar os blocos em qualquer parte do seu documento de forma simples e fácil.
Usando templates pré-definidos
Ao criar um documento novo no Google Docs, você encontrará opções como “rascunho de e-mail”, “atas de reunião”, “controle de revisão”, dentre outros no menu inserir > elementos básicos. Esses exemplos de blocos de construção são templates que disponibilizam pontos de partida bastante úteis para tipos distintos de documentos.
- Internet: Saiba como criar página no Facebook
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Enviando e-mails
Caso você precise enviar um e-mail mais longo, use o Google Docs para digitar ao invés de fazer tudo diretamente no Gmail. A plataforma é excelente para colaborar em rascunhos de e-mails com mais pessoas, da mesma forma como você faria em um documento padrão.
Para utilizar este template, escolha “rascunho de e-mail”. Se não aparecer para você, vá em inserir > elementos básicos > rascunho de e-mail. A partir daí, você receberá um template com campos para assunto e destinatários. Ao finalizar, basta clicar no ícone do Gmail à esquerda para obter uma pré-visualização do e-mail. Aí é só fazer alterações ou clicar em “enviar”.
Anotando informações em reuniões
Se quiser criar um template para tomar notas em reuniões, escolha a opção de atas de reunião. Há também a alternativa de anexar o documento à entrada do Google Calendar.
3. Visualização sem páginas
A fim de remover as quebras de página tradicionais, a visualização sem páginas disponibiliza uma experiência contínua de edição. Para ativar essa visualização, vá até a barra de menu e clique em “arquivo”. Na sequência selecione “configuração da página” e opte por “visualização sem páginas”. Isso vai transformar seu documento em um fluxo contínuo de texto, o que é ótimo para edição e leitura sem dispositivos digitais.
- Internet: APK: o que é e como funciona?
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Ferramentas de formatação e edição
4. Copiar e colar formatos
Você já quis aplicar a mesma formatação de um texto em outro sem ter que ajustar tudo manualmente? O Google Docs facilita isso por meio da ferramenta de copiar e colar formatos.
Como usar: primeiramente, selecione o texto com a formatação de seu interesse. Na sequência, clique no ícone de pincel na barra de ferramentas. Em seguida, selecione o texto que será formatado. A partir daí, a formatação será aplicada de forma automática.
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Além do método que foi descrito acima, você também consegue utilizar atalhos de teclado capazes de copiar e colar formatos, agilizando o processo:
- Para copiar um formato: utilize Ctrl + Alt + C no Windows ou Cmd + Option + C no macOS.
- Para colar um formato: use Ctrl + Alt + V no Windows ou Cmd + Option + V no macOS.
5. Expansão de texto
Essa funcionalidade pode ser útil para quem deseja inserir parágrafos ou frases frequentemente usados.
Como usar: vá até ferramentas > preferências > substituições. Daqui em diante, você pode definir atalhos de texto. Exemplo: digite (c) no campo “Substituir” e © no campo “Com”. Sempre que você digitar “(c)”, a letra será automaticamente substituída por “©”.
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Expansão de texto no Google Docs
6. Inserir Smart Chips
Por meio dos Smart Chips você consegue inserir links dinâmicos para eventos do calendário, outros documentos, contatos e muito mais, diretamente no seu docs.
Como usar: comece a digitar “@” e uma lista com diversas opções aparecerá. Você pode inserir um contato, link para outro documento do Google Docs, um evento do calendário ou outra funcionalidade. Exemplo: ao digitar “@[nome do contato]”, você consegue inserir um link para o perfil dessa pessoa.
Recursos de Colaboração e Comentários
Sabemos que o Google Docs se destaca por suas incríveis ferramentas de colaboração. Confira aqui algumas dicas para aproveitar bastante esses recursos:
7. Reagir com emoji
Para adicionar uma camada de expressão pessoal e interatividade, a capacidade de reagir com emojis é uma ferramenta incrível. Se quiser expressar dúvida, aprovação, surpresa ou qualquer outro tipo de reação, use emoji ao invés de escrever um comentário longo.
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Como usar:
- Selecione o trecho desejado do texto e em seguida clique no ícone de emoji que aparece ao lado do texto ou no próprio menu de comentários;
- Selecione o emoji desejado para expressar sua reação ao conteúdo;
Essa funcionalidade é bastante relevante para dar feedback rápido e informal, especialmente em documentos compartilhados.
8. Comparar dois documentos
Comparar documentos pode ser útil se você necessita acompanhar alterações feitas em diferentes versões de um documento ou trabalha com revisões textuais.
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Como usar:
- Abra o documento principal diretamente no Google Docs;
- Depois, vá em ferramentas e selecione comparar documentos;
- Opte pelo documento com o qual deseja comparar e clique em comparar.
9. Encontrar uma ferramenta ou recurso rapidamente
Esta funcionalidade é um verdadeiro atalho para a eficácia. Pare de perder tempo em busca de uma ferramenta específica nos menus. Você pode digitar o que precisa na caixa de pesquisa de comandos. Ela também encontra-se disponível no menu de ícones, que fica no primeiro botão com a lupa.
Como usar:
- Pressione Alt + / no Option, Windows ou no macOS para abrir a caixa de pesquisa de comandos;
- Digite o nome do recurso ou ferramenta que você está procurando;
- Escolha o comando desejado na lista que aparece.
Recursos de Pesquisa e Análise
10. Pesquisar definições
Ao invés de interromper seu fluxo de trabalho no dia a dia para pesquisar uma palavra em um navegador separado, você consegue obter informações específicas e até a definição de dicionário usando o próprio Google Docs. Isso te ajuda a manter o foco no documento e economizar tempo!
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Como usar:
- Selecione uma palavra no documento;
- Clique com o botão direito e escolha a palavra “definir”;
- Na sequência, aparecerá uma barra lateral com a definição, sinônimos e informações relacionadas.
11. Explore além do seu documento
Dá para contar com um assistente de pesquisa integrado ao seu documento por meio da ferramenta Explorar. Se estiver em busca de informações adicionais, imagens ou arquivos relacionados a um tópico específico no seu Google Drive, a ferramenta facilitará sua pesquisa sem precisar sair do documento.
Sem dúvidas, essa é uma maneira bem eficiente de tornar o seu conteúdo ainda mais enriquecedor com informações confiáveis e relevantes, aprimorando o processo de pesquisa e escrita.
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Como usar:
- Clique em Ferramentas > Explorar (ou Ctrl + Alt + Shift + I);
- Digite uma pergunta ou tópico na barra de pesquisa que aparece;
- Navegue pelos resultados da web, arquivos do Drive e imagens relacionados ao seu tópico.
Monitoramento e controle
Para profissionais, redatores e estudantes que devem cumprir requisitos de contagem de palavras, esse recurso é muito prático e fácil de ser usado.
12. Manter a contagem de palavras na tela
A ferramenta permite o monitoramento constante em relação à extensão do documento sem atrapalhar o processo de produção textual.
Como usar:
- Vá em Ferramentas e clique em Contagem de palavras (ou Ctrl + Shift + C);
- Selecione a opção Exibir contagem de palavras enquanto digita;
- A contagem de palavras logo será exibida no canto inferior esquerdo do documento.
Com essas dicas, você estará bem equipado para aproveitar ao máximo o Google Docs com as ferramentas mais recentes.
13. Edição offline
O Google Docs disponibiliza a opção de trabalhar em seus documentos mesmo sem conexão à internet. Para ativar a edição offline, vá até o Google Docs, clique no ícone superior esquerdo, selecione “configurações” e selecione a opção “ativar offline”. Isso pode ser útil quando você necessita acessar e editar documentos em movimento, sem uma conexão frequente à internet.
14. Comentários por voz
Esqueça essa história de digitar comentários e use a funcionalidade de tecer comentários por voz para fazer anotações em um documento ou fornecer feedback. Selecione o texto desejado, clique com o botão direito e escolha “Comentar com a voz”. Essa é uma maneira estratégica de oferecer feedback detalhado sem precisar digitar extensos comentários por escrito.
15. Adicionar links dinâmicos
Além de adicionar URLs, o Google Docs permite que você insira links dinâmicos para demais documentos, sites, endereços de e-mail, e até mesmo âncoras dentro do mesmo documento. Selecione o texto ou objeto ao qual deseja adicionar o link, clique em “Inserir” no menu superior e escolha “Link”. Isso é interessante para fornecer acesso direto a recursos relacionados sem sair do documento.
Estas são apenas algumas das muitas funcionalidades poderosas do Google Docs. Você já sabia? Qual mais te interessou?
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