Só de ouvir o nome “Excel”, você já sente arrepios? Então continue a leitura para deixar de ser assombrado por essa ferramenta. Sua capacidade de análise chegará ao próximo nível, pode ter certeza disso!
Passo a passo de como usar o Excel
Assim que abrimos o Excel, sabemos que sua interface está longe de ser amigável. Muito diferente de páginas de texto e de documentos como o Word, manusear esta planilha pode ser mais simples do que você pensa.
O bloco básico de informação representa uma célula. Cada célula possui uma informação. Ela pode ser um número, uma data, uma porcentagem, um bloco de texto, uma fórmula, dentre outros. A célula é componente de uma folha.
Cada planilha pode conter diversas folhas e cada uma delas formam um conjunto de células. Veja como fica essa hierarquia na prática:
Arquivo (nome.xls ou nome.xlsx) > Folha (sheet) > Célula (cell).
Atenção 👆🏻
no Calc (do OpenOffice e BrOffice) a extensão de planilha é .ods. No Google Spreadsheets, geralmente ela é identificada por um endereço de internet, como “docs.google.com/xxxxxxxxxxxx”
Lembre-se: dentro de uma planilha, pode ter várias folhas. Dentro de cada uma delas, há várias células. A hierarquia costuma ser simples e rege qualquer conjunto de dados que está sendo planilhado.
Um exemplo prático seria:
- Planilha: investimentos em tráfego pago;
- Folha: agosto;
- Célula: investimento em marketing.
Conseguiu compreender?
Ao trabalhar com planilhas, você pode buscar informações de células em outros locais para executar comparações, cálculos e demais operações. Dessa forma, cada célula possui um único endereço dentro de sua própria folha.
O endereço é constituído de uma coordenada, contendo coluna (orientação horizontal) e linha (dimensão vertical). As linhas são identificadas através de números inteiros, em ordem crescente.
Já as colunas são por letras, em ordem alfabética. O sistema, muito versátil, permite que você organize todas as informações mais relevantes e busque pelos dados de um lugar para outro de forma prática e descomplicada.
O sistema é consistente no Google Drive, Excel, Calc e em outros softwares de planilhas. Confira na imagem abaixo:
Na “coluna A” estão mencionados os posts, e na “linha 1”, as interações de cada um deles. Veja a seguir como é simples navegar por esta informação:
Enquanto a linha 3, mostra as interações do post 2, o título de post tem o endereço A3. Já o número de pageviews do post está em B3. O número de FB likes está em C3, e por aí vai. Todas as informações relacionadas à coluna D são representadas por tweets, e a medida que se desce para D2, D3, D4 e D5, a dimensão tweets fica identificada na coluna A, de propriedades distintas.
Também é possível referenciar um intervalo completo de uma só vez, utilizando dois pontos (:) como separador entre o início e o final do intervalo, como nos exemplos a seguir:
- A2:A5 – O intervalo vertical que compreende A2, A3, A3, A4 e A5;
- A2:E2 – O intervalo horizontal que compreende A2, B2, C2, D2 e E2;
- A2:E5 – O quadrado que tem um vértice em A2 e outro em E5;
- A2:A – O intervalo vertical que começa em A2 e vai até o final da coluna A;
- A2:2 – O intervalo horizontal que vai de A2 até o final da linha 2.
Viu como é fácil identificar qualquer célula em uma folha? Veja o próximo passo:
Trabalhando em múltiplas folhas nas planilhas
Além de visualizar as informações de célula, você consegue ver também o nome do arquivo (spreadsheet) “Post Excel – Keyword research”. Ao olhar na parte de baixo do print, também é possível ver o trabalho acontecendo em várias folhas. Elas estão visíveis tanto em “keyword.io” quanto em “exemplos para o post”.
É bem comum utilizar folhas diferentes para agregar dados em comum, como departamento, números de um mês ou ações específicas. Dá para referenciá-los de um lugar para o outro e essa é a parte mais legal!
Ou seja, é possível ter uma folha “números do ano”, que conta com a somatória de cada mês em um resumo. A sintaxe para isto é “Nome_da_folha!EndereçoDaCélula”. A exclamação serve para separar o nome da folha do endereço da célula.
Portanto, o endereço completo dos pageviews do “Post 1” mencionado acima é Exemplos para o post!B3.
Agora você sabe como identificar todas as células, em todas as folhas, independentemente da planilha que fizer. Saiba então o que fazer de útil com tudo isto:
Como usar uma célula de maneira correta
Uma única célula pode apresentar informações de três naturezas distintas:
- Texto (labels): um conjunto de números (string) e letras que serve somente para identificar ou organizar um conjunto. No exempo visto acima, B1, C1, D1 e E1 são célular de texto, da mesma forma como A2, A3, A4 e A5;
- Números (values): formado apenas por números, um “value” contém um dado que pode ser entendido de diversas maneiras, como percentual, número, duração, data, entre outros. A natureza de um value deve ser declarada para impedir que o Excel faça interpretações errôneas. Para entender isso na prática, basta pensar no número “100586”. Ele pode ser entendido como:
- Moeda: 100586 é R$100.586,00
- Data: 10/maio/1986
- Data: 05/outubro/0086
Note que todas as interpretações estão certas. O que falta mesmo é contexto!
- Fórmula: consiste em uma instrução, que diz ao Excel ou Spreadsheet o que fazer para ocupar aquele lugar específico. Todas as fórmulas começam com o sinal “=” (igual) e transformam, de alguma forma, o conteúdo de outras células.
Vale ressaltar que uma única fórmula pode apresentar várias funções, em conjunto. Dentro de uma função, os parâmetros para uso são colocados em parênteses, com ponto e vírgula ou uma vírgula os separando, a depender da linguagem do seu Excel.
Como registrar números corretamente em células
Conforme já visto, é necessário relatar ao Excel o número que está sendo entregue a ele. Para isso, é só selecionar as células, clicar em “format”, e em seguida em “Number”.
Já “automatic” é o padrão, e tentará adivinhar qual o tipo de informação ali. No entanto, este modo costuma ser propenso a falhas.
“Plain text” ignora o número, e o trata como uma informação mais neutra, parte de um texto, mas desprovido de qualquer significado matemático. Um código de barras, por exemplo, é um ótimo exemplo de número “plain text”, sendo apenas uma sequência de dígitos.
Como usar excel de forma correta
Desta vez, você irá conferir cada célula com suas respectivas identificações:
- B2: “Number”: o número 400 ganhou duas casas decimais. (O número de casas decimais pode ser configurado);
- B3: “Currency”: o número 1000 ganhou um sinal de dólar e também um marcador para centavos;
- B4: “Date” o número “250” foi convertido em 6 de setembro de 1900. (250 dias após o 01/01/1900.);
- B5: “Scientific” o número 5600 em notação científica. Ou seja 5.6*10^3 (5.6 vezes 10 elevado ao cubo).
Calma! Você não precisa se desesperar tentando entender cada uma destas identificações de uma vez agora. O importante mesmo é saber que, ao depender da notação entregue ao programa, seu número será tratado de maneira diferente.
Ao saber disto, você poderá escolher a notação correta na medida em que estiver trabalhando.
Como usar Excel para simplificar seu trabalho
Parabéns! Agora você já sabe como funciona o Excel, Calc, Google Spreadsheets e demais planilhas, então podemos partir para a ferramenta das fórmulas. Como observamos, uma fórmula sempre é armazenada dentro de uma célula.
É ela que rege o valor que será mostrado naquele endereço, e em alguns casos, nos adjacentes também, podendo utilizar informações de vários lugares para isso. Existem inúmeras funções possíveis, que podem ser combinadas de n maneiras, automatizando ou simplificando qualquer tarefa.
Para entendermos com eficiência as diversas operações disponíveis, vejamos suas categorias principais:
- String / Texto: serve para unir, separar, manipular ou combinar blocos de texto ou suas letras separadamente;
- Estatística: ideal para análise de conjuntos. Identifica automaticamente todos os percentis, médias, medianas, distribuições, contagens, permutações, variância, entre outras;
- Data / Hora: tratam-se de operações relacionadas ao cálculo do tempo, intervalo entre datas, dias úteis e a identificação dos dias, meses e semanas;
- Matemática / Trigonometria: para além das operações aritméticas, permite calcular equações complexas, constantes (como Pi), gerar números aleatórios e alterar números com arredondamento, conversão de unidades e operações com ângulos;
- Funções lógicas: permite que outras funções sejam combinadas e analisadas em função de uma regra descrita pelo usuário. Retorna “TRUE” ou “FALSE” para funções que checam por uma determinada condição e tomam uma ação de acordo com o resultado;
- Funções de informação: são usadas majoritariamente para avaliar o resultado de outras funções. Podem responder se uma determinada célula está em branco, é um erro, uma data ou um texto, por exemplo. Também identificam e manipulam os identificadores de formato (data, hora, percentual, moeda, etc.) que falamos acima;
- Database: costumam entregar valores relacionados à um grupo de células (range). Podem ser usadas para contas o número de elementos, apontar o seu maior (ou menor) membro, a variância dentro do grupo, entre outros;
- Financeiras: o intuito aqui é simplificar o cálculo de juros, depreciação, períodos de investimento e número de pagamentos, por exemplo;
- Referência / Lookup: varrem um espaço específico em busca de um valor dado pelos usuários. São ideais para encontrar correspondências entre fontes de dados diferentes, assim como relações entre índices diversos que possuem elementos em comum;
- Engenharia: comumente usada para converter números entre suas diversas formas de representação, como binários, hexa, octal e algumas unidades de medida.
Você deve estar perplexo(a) diante de tantas opções, mas pode relaxar. Confira agora algumas das fórmulas mais utilizadas, mas para isso, lembre-se do nosso conjunto de dados:
Como utilizar o excel
Se quiser aprender como usar o Excel é crucial entender como utilizar suas fórmulas.
AVERAGE (ou MÉDIA)
Retorna a média numérica de um conjunto. Aplicando esta função ao mesmo intervalo anterior, temos:
=AVERAGE(B2:B5) ou
=AVERAGE(B2;B3;B4;B5)
O resultado aqui seria 1812,50, que é a soma dos 4 termos divididos pelo número de termos do conjunto, que é 4. 7250/4 = 1812,50.
SUM (ou SOMA)
A função SUM faz a adição de um grupo de valores determinados pelo usuário. Para somar o número total de pageviews nos quatro posts do nosso exemplo, a função seria escrita assim:
=SUM(B2; B3; B4;B5).
De forma resumida: =SUM(B2:B5)
Neste caso, o resultado seria “7250”, a somatória de todos os termos indicados.
O mesmo resultado seria obtido escrevendo:
=B2+B3+B4+B5
No entanto, tratando-se de um conjunto maior de dados, esta notação seria muito mais trabalhosa e consequentemente sujeita a erros.
MEDIAN (ou MEDIANA)
Média e mediana são constantemente confundidas, mas elas têm funções bem distintas. Conforme visto anteriormente, a média é a soma dos valores dividida pelo número de termos. Já a mediana é o valor central de um conjunto.
Ou seja, é o ponto onde metade dos valores estão acima dele e metade estão abaixo.
No nosso exemplo (que tem um número par de termos), encontraríamos a média somando os dois valores centrais (400 e 1000) e dividindo por 2, com resultado 700.
Em um conjunto ímpar, o valor mediano é listado diretamente. Para executar esta função, basta usar:
=MEDIAN(A2:A5)
COUNT, COUNTA, COUNTUNIQUE e COUNTBLANK
Estas duas funções servem para contar quantos elementos existem em um conjunto. COUNT vai buscar apenas as células que tem números dentro do intervalo dado, e retornar quantas entradas existem.
Já COUNTA retorna à quantidade de elementos de qualquer natureza. Pode ser usado para saber quantas URLs estão contidas em uma lista, por exemplo.
COUNTUNIQUE também faz uma contagem de lista, mas ignora itens repetidos. Então se você busca entradas únicas num conjunto onde há duplicatas, esta é sua escolha.
Por último, COUNTBLANK lista apenas as células em branco de um intervalo. Use-a para identificar falhas em grandes conjuntos ou erros no preenchimento.
A sintaxe de todas elas é semelhante:
=COUNT(intervalo a ser pesquisado)
DATEDIF
Esta função calcula quanto tempo existe entre duas datas. Funciona assim:
=DATEDIF(data de início; data final, unidade de tempo)
A data de início ou final podem ser digitadas direto dentro da função ou referenciada de outros lugares, como vimos acima.
Já a unidade de tempo precisa ser escolhida dentre algumas opções. Para listar em anos, é “Y;. Meses inteiros “M” e, dias é “D”.
Estas são apenas algumas das operações básicas do Excel. Seguindo em frente, podemos usar este conhecimento para construir fórmulas mais sofisticadas.
Fórmulas de Excel: intermediárias
As fórmulas básicas você já sabe, agora está na hora de partir para as avançadas. Vamos lá?
VLOOKUP, ou PROCV
Esta fórmula vai ser uma grande aliada quando você precisar comparar dados de duas fontes diferentes. Por exemplo, em uma folha você tem os nomes e emails de um grupo de pessoas, e no outro você tem os nomes e data de aniversário.
Agora, se você quer mandar um email de aniversário para cada uma delas, como você pode reunir estas informações?
O VLOOKUP vai varrer um intervalo de cima abaixo, na horizontal, em busca de um valor que determinado por você.
Uma vez que este valor é encontrado, ele retorna o conteúdo de qualquer célula que possa estar à frente daquele valor.
Veja uma folha com um exemplo similar ao nosso:
Imagine que estas duas listas (A:B e D:E) têm, na verdade, centenas de nomes. Seria um pesadelo interminável trazer o email de cada aniversariante, concorda? Veja como o VLOOKUP soluciona isso.
=VLOOKUP(valor a pesquisar, intervalo onde pesquisar, coluna de retorno, [tipo de busca])
Calma que não é um bicho de sete cabeças! Vamos ver cada termo:
- Valor a pesquisar (lookup value): no nosso caso, seria o nome. Assim, se queremos achar o email do Luis, por exemplo, este termo é D2.
- Intervalo a pesquisar (table array): onde a pesquisa deve ser feita, incluindo as células onde está a informação buscada. Aqui é A2:B4.
- Coluna de retorno (index): qual a distância horizontal entre a busca e o valor que queremos retornar, onde “1” é a própria coluna. Aqui, como o email de Luis está logo à direita, este valor é 2. Este valor só aceita números positivos, então não consegue fazer buscas à esquerda, apenas à direita do termo buscado.
- Tipo de busca (is_sorted): se este parâmetro for 0 (zero) ou “FALSE”, ele traz resultado apenas se a identificação for exata. “Luís” não seria retornado no lugar de “Luis”, por exemplo. Se for TRUE, o Excel parte do princípio que a lista está em ordem alfabética, e vai tratar equivalências incompletas como verdadeiras.
Substituindo na fórmula, encontramos o seguinte:
=VLOOKUP(D2, A2:B4; 2; TRUE)
Esta fórmula retorna, trazendo “[email protected]” como resultado!
Como usar excel – fórmulas avançadas
Para começar já reforçamos que existe uma função HLOOKUP (ou PROCH) que funciona exatamente da mesma forma, mas realizando a busca na horizontal, ao invés de vertical. Utilize a variação adequada em função dos seus dados para alcançar os resultados desejados.
IF Statements
Uma fórmula “IF” nos permite testar como um intervalo ou célula respondem a um teste lógico. Um teste lógico só pode trazer duas respostas: true ou false, não existe outra opção. Ou seja, ele verifica se uma condição é verdadeira ou não.
Embora pareça simples, a fórmula é bastante versátil, já que existem diversos testes que podem ser realizados dessa maneira.
Vejamos antes a sintaxe da fórmula:
IF(teste lógico, o que fazer se der TRUE; o que fazer se apontar FALSE)
Vamos utilizar um IF para saber se o email de Hugo é [email protected]. Ficaria da seguinte forma:
IF(B2=”[email protected]”, “Este é o email de Hugo”, “Este não é o email de Hugo”)
Confira o resultado disso:
Em um teste lógico não é preciso verificar apenas igualdade. Os símbolos de maior e menor (< e >) também são bem relevantes para fazer comparações lógicas. Para usar “igual ou maior” e “igual ou menor”, é só colocar o sinal “=” na frente, como em “>=” e “<=”.
No exemplo a seguir, o enigma é desvendar quem tem mais de 30 anos de idade em um determinado grupo de pessoas. Para isso, será feito um comparativo de datas de aniversário (utilizando o DATEDIF para saber quais resultados são maiores que 30. Também será usada uma nova função, o TODAY (), que retorna a data de hoje.
Confira:
Vale lembrar que a fórmula pode ser usada para realizar uma ação em casos negativos e positivos.
COUNTIF, SUMIF e AVERAGEIF
Agora que você já sabe utilizar essas fórmulas, poderá combiná-las em três funções novas. Em todas, a lógica sempre será a mesma.
A função é executada apenas quando um teste lógico retorna “TRUE” para uma determinada condição. A sintaxe de todas elas será a mesma também. Caso você queira saber quantas pessoas de um grupo possuem menos de 30 anos, basta usar:
=COUNTIF(Intervalo a ser verificado, condição para verificar no intervalo)
No exemplo em questão, usando as mesmas funções anteriores, ficaria da seguinte forma:
Funcionalidades avançadas de Excel
Quando existem somente duas grandezas organizadas em uma planilha, a sua própria worksheet (ou folha de trabalho, na tradução) elenca todas as informações que você necessita.
Toda planilha conta com duas dimensões: colunas e linhas. No entanto, é preciso ir além disso. Existem algumas ferramentas para lidar com a possibilidade de mais variáveis sem perder o controle.
As funções vão além disso!
Com os recursos abaixo, dá para ordenar os dados de maneiras diferentes, podendo tirar insights valiosos de novas visualizações que seriam complexas com os dados desorganizados.
Entenda cada uma delas:
Como fazer TABELA DIN MICA (ou PIVOT TABLE)
Uma tabela dinâmica permite que você agrupe e analise todos os dados de forma inteligente com poucos cliques. É excelente para quando existem variáveis distintas em um único conjunto de dados.
De forma prática, ela simplifica a separação e agrupamento de números em segmentos específicos, contabilizando somente os valores relevantes por soma, média, contagem e demais funções matemáticas.
Analise o conjunto de dados abaixo:
Excel: Pivot table
Além dos posts e informações específicas sobre eles, temos agora uma dimensão adicional, que é o autor de cada post. Temos aqui apenas quatro linhas de exemplo.
Mas já pensou como seria computar e organizar resultados de vários autores diferentes em centenas de posts? Certamente seria um trabalho e tanto. É pensando em aliviar essa situação que surgem no contexto as tabelas dinâmicas.
1- Escolha os dados que serão tabulados
Passo inicial: Definindo o intervalo a ser considerado na tabela. No nosso exemplo, isso compreende desde a célula A1 até a célula F5, ou seja, “$A$1:$F$5”, garantindo assim que o intervalo permaneça fixo. É fundamental verificar se a primeira linha do intervalo contém os rótulos de cada coluna! Esta prática é de grande ajuda para os passos subsequentes.
2- Seleção dos campos a serem contabilizados
Suponha que desejemos calcular o total e a média de acessos que cada autor teve em seus posts. Portanto, o primeiro campo a ser escolhido para as nossas linhas (rows) é o campo “Autor”. Isso informa ao Excel que iremos agrupar nossos valores com base nos existentes nesta linha. Neste exemplo, “Renato” e “Jeremias”.
Tendo isso em mente, podemos então determinar quais valores serão contados para essas linhas. Aqui, trata-se dos “Pageviews”.
Análise dinâmica de dados
Observe que os pageviews foram automaticamente agregados como somas (SUM), devido à sua natureza numérica. Para alterar isso, você pode clicar com o botão direito do mouse sobre o valor “Sum of Pageviews” e selecionar “Value Field Settings”. Em seguida, é possível substituir a soma por contagem, média, máximo, mínimo, variância, entre outras opções.
No aplicativo Spreadsheets, basta clicar em “Summarize by:”, também no campo de valor:
3 – Avançando ainda mais
Apresentamos um exemplo bastante simples para ilustrar. As análises dinâmicas de dados podem ajudá-lo a resolver problemas muito mais complexos! É possível adicionar várias linhas e até mesmo incluir uma segunda variável em colunas para representar seus valores.
SORT (ou ORDENAR)
A função sort organiza, tanto em ordem crescente quanto decrescente, uma coluna ou intervalo de dados. Para dados em números, datas, porcentagens e moeda, a ordem será numérica. Já em caso de dados alfanuméricos, será usada a ordenação alfabética.
Você pode acionar o SORT por meio de uma célula de fórmula. Neste caso, basta usar a sintaxe:
=SORT(intervalo, ordenação)
O acionamento é interessante para quando você não quer mexer nos dados originais, já que isso traz o intervalo ordenado para uma outra parte da folha, ou mesmo para uma folha diferente no seu arquivo, mantendo intacto o conjunto inicial.
Quando você quer ordenar os dados originais, dá para acionar o SORT no menu, clicando em “sort”. Observe que sempre que você usar um intervalo para seu SORT, será preciso contar com uma coluna de referência. Dessa forma, as relações entre colunas serão mantidas com suas associações certas. Uma mão na roda mesmo!
Ainda será possível utilizar qualquer uma das suas colunas para filtrar o conjunto inteiro, cortando o conjunto de dados em qualquer segmentação que fizer sentido para você. Seja qual for o tamanho do seu dataset, fazer cortes e traçar segmentos com planilhas dinâmicas é uma das habilidades mais importantes que você pode adquirir!
Ilustrando dados: estratégias para criar gráficos no Excel
A habilidade humana de compreender números nem sempre é eficaz. A interpretação e comparação de conjuntos de valores é uma aptidão relativamente recente, não desenvolvida pelos nossos antecessores devido à falta de oportunidade ou necessidade.
Essa habilidade analítica precisa ser cultivada conscientemente, pois não está intrinsecamente enraizada em nós.
Por que discutir a evolução do cérebro em um contexto de Excel? Especialmente após ter explorado extensivamente como organizar dados em mais de 3000 palavras?
A resposta está em uma ferramenta poderosa para tornar conjuntos complexos de dados mais acessíveis para nossa mente primitiva: gráficos!
Um gráfico é uma representação visual de dados numéricos. Ele relaciona diferentes magnitudes a um eixo numerado (geralmente X e Y, horizontal e vertical) e ilustra, por meio de uma imagem, a relação entre valores em X e Y.
Vamos exemplificar com um caso matemático para elucidar esse conceito.
Na linha 1, temos valores para os ângulos, e na linha 2, uma fórmula para calcular o seno desses ângulos. Ao selecionar este conjunto e inserir um gráfico, obtemos o seguinte resultado:
Cada valor da linha 1 é representado no eixo X (horizontal) e seu respectivo valor calculado é plotado no eixo Y (vertical). O resultado é uma onda senoidal, como previsto em aulas de trigonometria.
Mas como isso se relaciona com a vida real?
Imagine precisar comunicar ao seu gerente que o número de pedidos aumentou de 331 para 503 em um trimestre, atingindo 765 no trimestre seguinte. Embora possa expressar isso com entusiasmo, pode não transmitir a mensagem de forma eficaz.
Agora, observe:
Muito mais claro, concorda?
Para concluir, farei algo que talvez não devesse.
Vou ajustar a escala do eixo Y, que representa o faturamento, e observe:
Percebeu a diferença?
Com o mesmo conjunto de dados, obtive uma representação visual bastante distinta. Ao ampliar a escala de faturamento, o crescimento da curva quase desaparece, enquanto o número de pedidos parece ter crescido ainda mais. No entanto, os números revelam que ambos obedeceram à mesma taxa de crescimento de 10% ao mês.
Qual a mensagem disso?
Os números em si são neutros, mas as interpretações podem ser manipuladas. Provavelmente você será vítima desse efeito em várias situações. Os dados, por si só, talvez não cativem o público, mas uma seleção mais criteriosa pode transformá-los em narrativas para lá de envolventes.
De que maneira este artigo sobre Excel te ajudou? Compartilhe conosco! Esperamos que todo este passo a passo e as dicas tenham sido esclarecedoras.
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