Seja para a vida pessoal ou para compromissos profissionais, o Notion se tornou a ferramenta de gestão de tempo e obrigações de muita gente.
Está querendo organizar melhor a sua vida, mas não faz ideia de como usar a ferramenta? Fique tranquilo porque você está no lugar certo. Nós montamos um guia de Notion para iniciantes. Continue a leitura para explorar os principais recursos da ferramenta.
Como o Notion funciona?
O Notion é um aplicativo workspace, assim como NoteLedge, Todoist e Obsidian. Mas ele sai à frente de seus concorrentes por ser extremamente customizável. No Notion você é capaz de criar um ambiente de trabalho extremamente organizado, com várias camadas de conteúdo. Também pode criar calendários, listas simples, kanban, planilhas e até mesmo bancos de dados.
Ele é uma daquelas ferramentas “all-in-one”, onde temos a disposição diversas ferramentas em um único sistema.
Fazendo o download do workspace do Notion
O Notion está disponível para Mac, Windows, Android, iOS e também direto pelo navegador. Para baixar a versão mobile, toque aqui para Android e aqui para iOS.
Mas se você gosta de baixar os aplicativos que usa no seu dia a dia no seu computador, siga os passos abaixo para fazer o download do Notion no Windows:
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Entre na página oficial do Notion
Vá até a opção “Baixar” e em seguida a “Mac e Windows”
Execute o setup
Pronto. Agora é só esperar terminar a execução, fazer login conta a sua conta grátis e começar a usar o Notion.
Área de trabalho: funções básicas
Agora vamos para a parte prática do Notion. A primeira coisa que você precisa entender é que a área de trabalho tem duas partes principais: a barra lateral com as ferramentas e a página editável. Vamos explorar as funções da barra lateral:
Painel de controle
Localizado na parte superior da barra lateral, o painel de controle é um dos pontos mais importantes da área de trabalho e abriga recursos importantes:
Seleção de área de trabalho
Ao clicar no nome do seu espaço de trabalho atual, você tem a opção de alternar entre todos espaços de trabalho que participar. Além disso, também pode fazer logout, entrar em outro espaço de trabalho ou até mesmo criar um novo.
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Localização rápida
Se você quiser encontrar alguma informação facilmente, clique nessa opção e digite o que deseja encontrar na janela de pesquisa que vai se abrir.
Todas as atualizações
É aqui que você encontra todas as notificações relacionadas à sua conta, desde menções pessoais na área de trabalho, revisões nas páginas que você segue e novas atribuições de trabalho. Assim como nas grandes redes sociais, as novas notificações são representadas por um ícone vermelho.
Configurações e membros
Nessa opção você encontra as configurações e informações relacionadas à sua conta, espaço de trabalho, faturamento e pagamento.
Páginas da área de trabalho
No Notion você tem todas as suas páginas no workspace em sua barra lateral podem ser vistas e compartilhadas pelas pessoas que fazem parte desse mesmo workspace. Todos os membros verão as alterações realizadas.
Mas atenção: se o seu plano for o Personal Pro Plan ou Notion Personal você não conseguirá visualizar essa seção na área de trabalho até que alguém te convide para ingressar.
Páginas vinculadas
Também chamadas de subpáginas, as páginas vinculadas podem ser abertas apertando qualquer botão de alternância da barra lateral. Essas subpáginas funcionam de forma similar ao Wikipedia, linkando vários conteúdos a um conteúdo principal.
As subpáginas também podem ser interligadas entre si. Tudo depende de como você fizer a sua organização.
Funções úteis do Notion
Se você acha que o Notion se resumo a textos e mais textos está muito enganado. Essa ferramenta, que transforma tudo em blocos que podem ser editados e reposicionados conta com várias funções incríveis que podem facilitar a sua vida. Veja algumas delas abaixo:
- Text: ferramenta para digitar textos e parágrafos;
- To-do list: caixas de seleção para deixar suas tarefas organizadas;
- Quote: para colocar citações com barra lateral;
- Page: essa função adiciona uma subpágina dentro de sua página. O uso é livre;
- Heading 1: o maior formato de título disponível;
- Board: uma planilha Kanban para organizar as suas demandas;
- Bulleted List: para organizar listas como essa;
- Numbered List: para organizar listas com números ordenados;
- Toggle List: uma lista de expansão, ao clicar na “seta” abre-se uma outra lista com subtópicos;
- Table: para adicionar uma tabela dentro do texto ou criar uma nova página linkada;
- Math Equation: para adicionar e editar fórmulas de cálculo no seu docuumento;
- Embeds: para integrar links de outras plataformas no Notion.
- Calendar: calendário totalmente customizável;
- Image: para adicionar fotos;
- Video: para adicionar vídeos;
- Files: para adicionar arquivos.
Não sabe por onde começar? O Notion te ajuda
A função do Notion é facilitar a sua vida. Por isso a ferramenta disponibiliza mais de 50 modelos prontos para você usar e personalizar de acordo com as suas necessidades.
Assim que você o seu cadastro na plataforma, já verá 5 modelos prontos para uso na barra lateral. Você pode incorporá-los no seu espaço de trabalho ou até mesmo removê-los.
Se você clicar na opção Templates, localizadas na parte inferior da barra lateral esquerda, poderá ver uma incrível seleção de modelos de diversos tipos de trabalho. Escolha os seus preferidos e comece a aplicá-los seguindo as instruções de aplicação e exemplos mostrados a você.
Dicas práticas para aproveitar o Notion
Se você chegou até aqui é porque curtiu o Notion e está disposto a dar uma chance a essa ferramenta. Então nós vamos te dar mais algumas dicas práticas para você começar muito a sua experiência no Notion:
Customize a aparência do seu Notion
Se você gosta de dar “a sua cara” para as coisas, vai adorar o Notion. Cada bloco editável pode ser mudado de várias maneiras para atender aos seus propósitos. Eles podem virar blocos em listas de tarefas, notas, planilhas ou documentos de texto.
Além disso, você também pode inserir tabelas, imagens, códigos HTML entre muitas outras coisas. E para a personalização você pode mudar as capas, ícones, cores e outras coisas.
Digite uma barra (/) na primeira linha do seu bloco e veja um mundo de possibilidades se abrindo para você.
Compartilhe o seu Notion de forma simples
O Notion é muito fácil de ser compartilhado. Basta divulgar o link de suas páginas para que outras pessoas vejam as suas criações. Mas você pode definir as liberdades de cada pessoa com as permissões do link para edição, comentários ou duplicação da página. Dessa forma você sempre está no controle.
Crie lembretes personalizados
A função “reminder” te permite ativar lembretes no Notion. Assim você garante que não vai perder compromissos, tarefas ou páginas. É como um despertador para prazos e compromissos importantes.
Para ativar os lembretes basta tocar no documento desejado, selecionar a data desejada e criar uma tag azul. Na janela de calendário você pode personalizar data, hora e outras configurações.
Crie quadros Kanban
Para criar um novo quadro Kanban e organizar as suas tarefas de forma eficaz, abra o menu lateral, selecione “Adicionar uma página” e em seguida toque em “Quadro (Board)”. Agora é só personalizar esse quadro, filtrando projetos de acordo com as suas preferências. Você também pode configurar sua conta para mostrar só os trabalhos em andamento, assim não perde o foco.
Conecte-se ao Google Drive
Acesse a opção “Configurações e membros” no menu à esquerda no Notion e, em seguida, clique em “Meus aplicativos conectados”. Por lá você poderá se conectar ao Drive e ter acesso aos documentos que mais usa no dia a dia. Além disso também poderá conhecer as várias opções de compartilhamento.
O que é melhor: Notion ou Trello?
Fizemos uma comparação para te ajudar a decidir:
Notion:
O Notion é conhecido por sua versatilidade, permitindo a criação de páginas, bancos de dados, quadros Kanban e mais.
- Ideal para usuários que desejam uma ferramenta centralizada para notas, documentos, tarefas e colaboração.
- Oferece alta personalização com a capacidade de criar layouts flexíveis.
- Ótimo para quem prefere um ambiente altamente adaptável.
- Funcionalidades de colaboração robustas, possibilitando trabalho em equipe em tempo real.
- Pode ser mais complexo para iniciantes devido à variedade de recursos.
- Ideal para usuários que buscam uma solução mais abrangente.
Trello:
- Focado na simplicidade, oferece uma abordagem direta para a gestão de projetos.
- Ideal para tarefas mais simples e fluxos de trabalho.
- Apresenta uma interface visual intuitiva baseada em cartões e quadros.
- Ótimo para usuários que preferem uma experiência de usuário simples.
- Boa funcionalidade de colaboração, mas pode ser menos avançada em comparação ao Notion.
- O Trello oferece um plano gratuito com funcionalidades básicas e planos pagos para recursos avançados.
- Uma escolha eficiente para equipes menores com necessidades mais simples.
Em resumo, o Notion é melhor para usuários que buscam uma solução integrada e altamente personalizável para organização e colaboração. Já o Trello é ideal para usuários que valorizam a simplicidade e necessitam de uma ferramenta eficiente para gestão de projetos mais simples.
Curtiu o artigo? Então abra o Notion e comece a explorar agora essa ferramenta incrível para a organização da rotina.
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